De activiteiten van het Repair Café worden gratis en op vrijwillige basis uitgevoerd door de aanwezige reparatiedeskundigen, maar een vrijwillige bijdrage wordt zeker op prijs gesteld. De inkomsten worden o.a. gebruikt voor de aankoop van gereedschap en ander materiaal dat nodig is om het Repair Café te kunnen organiseren.
Repair Café streeft ernaar om bezoekers actief te laten meehelpen bij de uitvoering van de reparatie(s). Zo kan je gelijkaardige problemen in de toekomst misschien zelf oplossen.
Bezoekers dienen zelf vervangstukken (snoeren, stekkers, zekeringen, etc) mee te brengen die nodig zijn voor de reparatie(s). Vergeet ook het materiaal niet dat nodig is om de werking van een apparaat te controleren (cd’s, cassettes, lampen, etc).
Bezoekers die kapotte voorwerpen aanbieden ter reparatie, doen dat op eigen risico.
De reparateurs geven geen garantie op de met hun hulp uitgevoerde reparaties en zijn niet aansprakelijk als voorwerpen die in het Repair Café zijn hersteld, thuis toch niet blijken te functioneren.
De reparateurs behouden zich het recht voor om bepaalde voorwerpen niet te repareren.
De reparateurs zijn niet verplicht om gedemonteerde apparaten die niet hersteld kunnen worden, weer in elkaar te zetten.
Noch de organisatoren van het Repair Café, noch de reparateurs zijn aansprakelijk voor schade als gevolg van verstrekte reparatieadviezen of – instructies, voor schade aan de ter reparatie aangeboden voorwerpen, voor gevolgschade of voor andere schade die het gevolg is van activiteiten van het Repair Café.
Behalve anders vermeld, zijn de bezoekers van het Repair Café zelf verantwoordelijk voor het netjes afvoeren van kapotte voorwerpen die niet konden worden gerepareerd.
Om lange wachttijden te voorkomen, wordt maximaal één voorwerp per persoon nagekeken. Voor een volgend voorwerp biedt de bezoeker zich na de afloop van de al dan niet geslaagde reparatie terug aan bij het onthaal.